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Implementierung von VISIeBOX, das SAP AddOn für den Rechnungseingang

Das Unternehmen Ebner Industrieofen GmbH strebt danach, stets der innovativste und wettbewerbsfähigste Komplettanbieter für Wärmebehandlungsanlagen zu sein. Die Begeisterung für Innovation hört jedoch nicht beim Produkt auf.

Die täglichen Businessprozesse werden hinterfragt und optimiert. Ist die Art wie wir arbeiten effizient? Hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, sein volles Potenzial auszuschöpfen? In puncto Eingangsrechnungen hat EBNER Bedarf erkannt und sich an uns gewandt.

Genauer betrachtet, fiel den Fachbereichen auf, dass die Durchlaufzeit der Belege zu hoch ist, zahlreiche manuelle Eingaben die Mitarbeiter unnötig einspannen und die Übersicht der umlaufenden Belege nicht zu hundert Prozent gegeben ist.  Zeit für eine Lösung.

In den gemeinsamen Gesprächen wurde klar, was gewünscht ist: Direkte SAP-Anbindung mit komplett individueller Workflow-Anpassung. Ein klarer Fall für VISIeBOX.

Belegeingang: Belege, die früher über die Rohrpost an die Fachabteilungen verteilt wurden, gehen jetzt direkt an das zentrale Belegpostfach und sind somit von Beginn an nachverfolgbar. Die Belege werden revisionssicher digital abgelegt. Endlich hörte die Detektivarbeit bei fehlenden Belegen auf.

Belegvorbereitung: Die Interpretation der Daten beginnt automatisch im OCR-Reader. Dieser erkennt die Beleginhalte und unterbreitet dem Bearbeiter Vorschläge. Einige Lieferanten hatten jedoch irrsinnige Belegaufbauten, bei denen auf den ersten Blick selbst für das menschliche Auge nicht ersichtlich war, wo sich die wichtigen Daten verbergen. Der OCR-Reader lernt stets mit und merkt sich den Belegaufbau der unterschiedlichen Geschäftspartner. Ein unterschätztes Highlight ist die Darstellung bei der Belegvorbereitung. Auf einem Bildschirm sieht man den Beleg zur Linken und die interpretierten Daten zur Rechten. Dadurch entspannte sich so mancher geplagte Nacken, der vorher den Beleg noch vor sich in Papierform gewöhnt war.

Workflow: Der Beleg wird direkt in SAP gespielt. Das war besonders wichtig für EBNER, denn es vermeidet doppelte Datenpflege und ermöglicht einen Workflow. Wenn zum Beispiel Belege einer Bestellung zuzuordnen waren, können diese sofort verknüpft werden. So kann die Beschaffung stets nachvollziehen, wie der Status der Lieferung ist und agil handeln. Als SAP-Spezialisten sorgten wir natürlich für die Anpassung der betroffenen Workflows.

Belegverfolgung: Für den Gesamtüberblick wird der Rechnungsmonitor in SAP genutzt. Mit diesem kann der Verantwortliche alle ihm zugeordneten Rechnungen im Blick behalten, bis die Freigabe final abgeschlossen ist.

Abschließend können wir sagen, war das Projekt ein voller Erfolg. Die Mitarbeiter haben sich gut an den neuen Ablauf gewöhnt und alle Wünsche wurden erfüllt.

Dies ist ein Projekt in Zusammenarbeit mit unserem Partner XimantiX.