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Wer sich mit der Digitalisierung von Unternehmensprozessen beschäftigt, kennt die zahlreichen Anforderungen, welche sich gefühlt täglich verändern. Regelmäßig kommen neue Lösungen auf den Markt. Viele Unternehmen lassen sich von dieser Schnelllebigkeit einschüchtern, nicht aber unser Kunde Avaya. Der weltweit operierende Anbieter von Kommunikationssystemen digitalisierte gemeinsam mit uns seinen Belegausgang in zwei Stufen.

Noch vor knapp zehn Jahren erfolgte die Aussendung der Belege bei Avaya ausnahmslos postalisch. Als Wettbewerbsvorteil und getragen von den Wünschen der Kunden, leitete Avaya eine sukzessive Umstellung auf den elektronischen Belegversand ein.

Dabei wurde neben anderen Unternehmenszielen besonders die Druck-Konsolidierung berücksichtigt. Das heißt, verschiedene Drucksysteme mussten zusammengeführt werden, um die papierbasierten Prozesse zu optimieren.

PHASE 1:

2013 entschied sich Avaya für den „eBeleg Service“. Eine Lösung unseres Partners XimantiX in Zusammenarbeit mit der VISICON. Mit dieser Lösung konnte Avaya den kompletten Belegversand inkl. Schnittstelle in SAP abdecken. Aus mehreren heterogenen Schnittstellen wurde eine funktionierende Lösung, die über den Datahub sowohl den Versand per Mail als auch per Post ermöglichte.

PHASE 2:

Mit der Zeit entwickelten wir auf Basis des „eBeleg Service“ unsere Lösung VISIPOST. Wir stellten 2020 den Belegausgang vom Datahub direkt auf den Versand über den Webservice aus SAP um. Das vereinfacht nicht nur die Prozesse, sondern ermöglicht auch den Versand von X-Rechnungen. Per „Click & Send“ können die Mitarbeiter Ihre Belege bequem aus SAP versenden, den Versand an Ihre Workflows anbinden und im VISIPOST Cockpit den Status der einzelnen Sendungen komfortabel überprüfen.

Wir greifen gerne auf die Kompetenz der Firma VISICON zurück, um uns nicht in die Details des e-Belegs insbesondere für die XRechnung einarbeiten zu müssen.

Thomas Stiller

Avaya GmbH & Co. KG

Dies ist ein Projekt in Zusammenarbeit mit unserem Partner XimantiX.