Die Kunst, Fehler nachhaltig zu reduzieren, beginnt wie so oft mit dem Verstehen. Im Büroalltag passiert es jedem, dass etwas übersehen wird, Informationen fehlinterpretiert werden oder man schlichtweg erschöpft ist. Manchmal fürchtet man Fehler so sehr, dass man diese gerade dadurch magisch anzieht. Aber was kann man denn machen? Wir sind doch schließlich alle nur Menschen. Aber es gibt Fehler die durch nachhaltiges Fehlermanagement reduziert werden können. Womit wir bei einer ehr wichtigen Frage sind: Hat der Fehler seinen Ursprung bei der Performance eines Mitarbeiters oder liegt er im Prozess selbst?
Fehlerquelle Mensch
Die Ursachen von Performance-Fehlern liegen bei den Beteiligten selbst. Aus irgendeinem Grund können die betreffenden Personen nicht die geforderte Leistung bringen. Das kann physischer, aber auch psychischer Natur sein. Jetzt können wir unseren Mitarbeitern nicht helfen, ihr persönliches Glück zu finden, und wir sind auch kein Wunderarzt, der die Migräne einfach wegzaubern kann.
Worauf wir hingegen Einfluss haben, ist der Arbeitsplatz und die gelebte Unternehmenskultur. Denn in den meisten Fällen liegen Fehler einfach an einer unzureichenden Kommunikation. Außerdem schaffen Informationsmangel bzw. Informationsüberfluss zusätzliche Verwirrung, die leicht vermieden werden kann.
In anderen Fällen fehlt dem Mitarbeiter etwas, um die Arbeit zu bewältigen. Es könnte eine Schulung erforderlich sein, Tools könnten Abhilfe verschaffen oder es sind so läppische Dinge wie ein Mauspad, dessen Fehlen den Mitarbeiter regelmäßig die Konzentration raubt.
Das direkte Gespräch ist der zielführende Weg. Fangen Sie an über Fehler konstruktiv zu sprechen. Suchen Sie nicht den Sündenbock, suchen Sie nach Lösungen das gemeinsame Ziel zu erreichen. Die richtige Kommunikation ist der Schlüssel zu einem zufriedenen Team und zu mehr Erfolgsmomenten.
Fehlerquelle Prozess
Sind es die Prozesse selbst, die die Fehler verursachen, sollten Sie diese konkret überprüfen. In internen Workshops erkennt man gemeinsam, welche Prozesse zu starr sind, wo die Fehler unvermeidbar sind und wo einfach nicht zu Ende gedacht wurde. Ein guter Workflow sollte in erster Linie verständlich, logisch und nachhaltig angelegt sein. Auch das Thema Digitalisierung fließt maßgeblich ein. Sind die Prozesse im Rausch der letzten Systemumstellung zu komplex geworden? Lassen sich Ausreißer nicht ohne Admin verarbeiten? Oder ist in manchen Fällen eine Automation sinnvoll?
Wichtig ist, dass Sie sich als Team damit auseinandersetzen. Investieren Sie diese Zeit, um Fehler nachhaltig zu reduzieren.
Bei VISIPOST, dem digitalen Belegausgang direkt aus SAP, haben wir zum Beispiel dafür gesorgt, dass der Anwender selbst entscheiden kann, wie und wann der Beleg versendet werden soll. Durch die Möglichkeit, manuell in den Prozess eingreifen zu können, gibt man die Möglichkeit, Ausnahmen gesondert zu behandeln, ohne den automatischen Prozess fehleranfällig zu gestalten.
Abschließend kann man nur sagen, dass es keine ultimative Lösung für das Fehlermanagement gibt. Es bleibt ein endloser Kreis aus beobachten, verstehen und anpassen.