Die elektronische Rechnungsstellung verspricht nicht nur eine enorme Kosteneinsparung, die Digitalisierung verbessert ebenso die Effizienz, wie auch die Umweltfreundlichkeit. Um diesen Wandel zu unterstützen und zu fördern wird E-Invoicing vermehrt gesetzlich verpflichtend. Die Umsetzung der europäischen Richtlinien dazu sind von Land zu Land verschieden und unterschiedlich vorangeschritten.
Wir beginnen zunächst mit der Frage: Was ist E-Invoicing? E-Invoicing bezeichnet die elektronische Rechnungsstellung. Elektronische Rechnungen werden in einem elektronischen Format ausgestellt, übertragen, empfangen und können automatisiert weiterverarbeitet werden. Die automatisierte Weiterverarbeitung kann nur mit strukturierten Daten erfolgen, wie z.B. via EDI oder bei Rechnungen im xRechnung- oder ZUGFeRD-Format, die aus einer menschenlesbaren PDF und codierten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten bestehen. Reine PDF-Dateien erfüllen die Anforderungen nicht, da sie nicht automatisch weiterverarbeitet werden können. Dies kann nur per OCR-Texterkennung erfolgen.
Die elektronische Rechnung ist die Zukunft und wird die Papierrechnung im digitalen Zeitalter mehr und mehr verdrängen. Die Regierungen stellen immer mehr Verpflichtungen zur Umsetzung der europäischen Richtlinien 2014/55/EU auf und treiben die elektronische Rechnungsstellung somit voran. In Deutschland sind Auftragnehmer von Bund und Behörden seit November 2020 verpflichtet E-Rechnungen mit strukturierten Daten zu versenden. Einige Südeuropäische Länder und Skandinavien sind bei der Umsetzung der europäischen Richtlinien noch deutlich fortschrittlicher. Sie weiten die E-Rechnungspflicht vom B2G-Sektor auf B2B aus. Nicht zuletzt, um die Steuergesetze durchzusetzen, indem die E-Rechnungen oder die darin enthaltenen Umsatzsteuerinformationen der Behörde bereitgestellt werden müssen. Sind Sie international tätig, stellen die unterschiedlichen Vorschriften der Länder bereits eine große Herausforderung dar. Wann die E-Invoicing-Pflicht in Deutschland ausgeweitet wird, ist ebenfalls nur eine Frage der Zeit.
Hier finden sie eine Übersicht der aktuellen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in den EU-Ländern:
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