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2020 – Unser Büroarbeitsplatz hat sich in den letzten Jahrzehnten verändert. Während uns früher noch Post-its, Ablagefächer und meterlange Ordnerwände umzingelten, haben wir heute den Optimierungsrausch durchlebt. Der Motivationscoach rät zum Clean Desk-Prinzip, der Datenschützer zu möglichst wenig zugänglichen Daten und im Zuge der Selbstoptimierung legen wir to do-Listen digital auf allen Endgeräten an.

Was uns das ermöglicht ist die Technik, die im Hintergrund arbeitet. Durch elektronischen Datenaustausch, die Digitalisierung von Belegen oder smarter Click & Send-Funktionen entfernen wir uns stetig von dem Medium Papier. Wir erklären hier die Technik dahinter im Schnelldurchlauf.

DIGITALER BELEGEINGANG OHNE EDI – VISIeINVOICE

Belege wie Rechnungen oder Bestellungen treffen täglich bei Ihnen ein. Gehen Sie gedanklich den Prozess durch und stellen Sie sich die Frage: Wie viele Personen berühren den Papierbeleg vom ersten Kontakt bis zur finalen Ablage? Die optimale Antwort lautet eine Person, und zwar direkt beim Belegeingang. Diese scannt den Beleg und übergibt ihn direkt zur Verarbeitung Ihrem System. Alles andere sollte nachverfolgbar in Ihrem ERP laufen. Mitlernende OCR-Reader interpretieren die Belegdaten und anschließend managen die Workflows Ihre nachfolgenden Prozesse.

DIGITALER BELEGAUSGANG OHNE EDI – VISIPOST

Der Input ist geklärt, aber wie kommen Bestellungen, Gehaltsabrechnungen und Co. sicher bei den Empfängern an?

Per Klick! Kuvertieren, frankieren und versenden machen Dienstleister zu Konditionen und mit einer Geschwindigkeit, die Sie selbst nicht übertreffen können. Auch Mails werden direkt aus dem System versendet. So können Sie ideal verfolgen, wann welcher Beleg Ihr Haus verlassen hat und auf welchem Weg.

EIN MUSS IN VIELEN BRANCHEN – EDI

EDI ist das englische Kürzel für Electronic Data Interchange, oder auf Deutsch: Elektronischer Datenaustausch. Damit ist auch die Kernfunktion erklärt. A tauscht Daten mit B aus – kein Postweg, keine E-Mail keine nachträgliche Interpretation von Daten. Alles ist vom System lesbar und kann direkt verarbeitet werden. Vorausgesetzt A und B nutzen EDI. Große Unternehmen sind zum größten Teil EDI-fähig. Sollte man jedoch zum Beispiel einen hohen Austausch mit nicht EDI-fähigen Lieferanten, Kunden und Speditionen haben, kann man diesen mit digitalen Portalen, wie VISIflow, auch eine zusätzliche Plattform zur Dateneingabe bieten. Die dort getätigten Eingaben sind maschinenlesbar und werden anschließend automatisch in Ihr ERP System übertragen.

Sie haben festgestellt, dass Sie nicht in allen Bereichen digitalisiert unterwegs sind? Es ist ein großer Sprung für das Unternehmen so viel zu verändern. Lassen Sie sich ausgiebig bei der Wahl Ihres Tools beraten. Wir bei der VISICON nehmen uns auf Wunsch vor dem Projekt die Zeit für einen strategischen Workshop, indem wir die Funktionen der Lösung vorstellen, aber auch Ihre Gegebenheiten und Ihre Ziele in die Planung einfließen lassen

Zum Schluss noch ein Tipp für lösungssuchende Unternehmen: Wenn Sie das Gefühl haben, die vorgestellten Lösungen Ihres Dienstleisters nicht zu verstehen, besteht die Gefahr, dass der Dienstleister auch Sie und Ihre Bedürfnisse nicht versteht. Transparenz und Verständnis sind nicht umsonst ein Gütesiegel für gute Beratung.