Die Urlaubssaison stellt Unternehmen vor die Herausforderung, den nahtlosen Ablauf ihrer täglichen Prozesse sicherzustellen, insbesondere wenn es um den Umgang mit Belegen und Rechnungen geht. Doch mit VISIeBox wurde eine Lösung entwickelt, die es ermöglicht, den Workflow auch während Urlaubsvertretungen effizient und nachverfolgbar fortzusetzen.
Lena arbeitet als Buchhalterin in einem mittelständischen Unternehmen. Sie plant seit Wochen ihren wohlverdienten Sommerurlaub, der in Kürze bevorsteht. Um sicherzustellen, dass die Geschäftsvorgänge reibungslos weiterlaufen, musste sie sich immer intensiv auf ihre Abwesenheit vorbereiten. In der Vergangenheit bedeutete dies, dass sie einen Stapel physischer Belege und Rechnungen an ihre Vertretung übergeben und die künftigen Posteingänge entsprechend delegieren musste. Doch dieses Jahr ist alles anders.
Mit VISIeBOX wandern alle eingehenden Belege über ein zentrales Postfach an ein Belegvorbereitungsprogramm. Das Belegvorbereitungsprogramm interpretiert die Daten des Belegs, weitere können manuell ergänzt werden. Die Belege inkl. vorerfasster Daten können dann direkt in SAP manuell vervollständigt werden und werden mit vorhandenen Vorgängen verknüpft. Ist z. B. bei einer Rechnung eine Zahlungssperre hinterlegt, wird der Status einer Rechnung dementsprechend angepasst. Den aktuellen Status umlaufender Belege kann man im smarten Belegmonitor einsehen und auch einem weiteren Workflow-Zuständigen zuordnen, der innerhalb des individuellen Workflows bearbeiten und freigegeben kann.
Während Lena ihren wohlverdienten Urlaub genießt, kann ihre Vertretung also alle benötigten Informationen direkt einsehen, ohne sich durch Stapel von Papierkram oder E-Mails wühlen zu müssen. Die Übersichtlichkeit ist enorm gestiegen, da Belege schnell und einfach gefunden werden können. Dies ermöglicht einen nahtlosen Arbeitsfluss, ohne kostbare Zeit mit der Suche nach physischen Dokumenten oder E-Mails zu verschwenden. Die Buchhaltung kann reibungslos weiterlaufen, ohne dass es zu Informationsverlusten oder Verzögerungen kommt, die zum Beispiel zu Kosteneinbußen aufgrund Nichteinhaltung von Skontofristen führt. Außerdem führt die automatische Datenerkennung zu einer enormen Zeitersparnis bei der Erfassung der Belege. Im Belegmonitor kann die Vertretung den genauen Status der Belege zu jedem beliebigen Zeitpunkt nachvollziehen und die Geschäftstätigkeiten nahtlos fortsetzen oder freigeben lassen. Die verbesserte Nachvollziehbarkeit ist ein entscheidender Vorteil des digitalen Belegeingangs. Dies schafft Transparenz und ermöglicht es, den Fortschritt einzelner Aufgaben zu verfolgen. Die Vertretungsperson kann genau nachverfolgen, welche Belege bereits bearbeitet wurden und welche noch ausstehen. Dies minimiert das Risiko von Fehlern oder doppelten Bearbeitungen. Ist Lena zurück im Büroalltag hat auch sie einen direkten Überblick und kann wieder nahtlos einsteigen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein digitales Belegeingangssystem erhebliche Vorteile bei Urlaubsvertretung bringt. Es spart Zeit und Ressourcen, sorgt für eine übersichtliche und geordnete Ablage und ermöglicht eine transparente Nachverfolgung. Die Implementierung von VISIeBOX zahlt sich nachhaltig aus. Unternehmen können von effizienteren Workflows profitieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Urlaubsvertretungen problemlos durchgeführt werden können. Eine moderne und gut strukturierte Buchhaltung ist ein Schlüssel zum Erfolg und hilft dabei, den Büroalltag zu optimieren. Nutzen auch Sie die Vorteile von VISIeBOX und gestalten Sie Ihren Urlaubsvertretungsprozess effizient, übersichtlich und nachvollziehbar!