In einer Welt, die immer digitaler wird, strebt auch Deutschland danach, seine Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. In Deutschland wird der Empfang von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) gemäß der europäischen Norm EN16931 ab dem 1. Januar 2025 für alle B2B-Geschäfte verpflichtend. VISICON bietet hierfür eine umfassende Lösung, die den Anforderungen gerecht wird und Unternehmen bei der Umstellung unterstützt. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die rechtlichen Vorschriften sowie die Vorteile des VISICON E-Rechnungsservices.
Rechtliche Vorschriften zur E-Rechnungspflicht
Überblick
Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gemäß EN16931 für alle deutschen B2B-Geschäfte in Kraft. Diese Regelung hat weitreichende Auswirkungen auf Unternehmen, die sich auf die neuen Anforderungen einstellen müssen.
Ausnahmen
Es gibt einige Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht:
- Rechnungen unter 250 Euro: Gemäß § 33 UStDV sind kleine Rechnungen unter 250 Euro von der Pflicht ausgenommen.
- Fahrausweise: Nach § 34 UStDV gelten auch Fahrausweise nicht als elektronische Rechnungen.
- Rechnungen an Verbraucher: Rechnungen, die an Endverbraucher gestellt werden, sind grundsätzlich von der Pflicht ausgenommen.
Übergangsregelungen
- Januar 2025 bis 31. Dezember 2026: In dieser Übergangszeit können weiterhin Papierrechnungen sowie E-Rechnungen in anderen Formaten (z.B. PDF) ausgetauscht werden, sofern der Rechnungsempfänger ausdrücklich zustimmt.
- Nach dem 31. Dezember 2026 bis zum 31. Dezember 2027: Diese Regelung gilt nur noch für Unternehmen, die weniger als 800.000 Euro Umsatz im Jahr machen.
Ab dem 1. Januar 2027 ist die Zustimmung des Empfängers für den Erhalt von EN16931-konformen E-Rechnungen nicht mehr erforderlich. Bereits während der Übergangsfristen muss der Rechnungsempfänger einer Abweichung von der E-Rechnungs-Verpflichtung bei „sonstigen“ elektronischen Formaten zustimmen.
Ausblick
Die Einführung der E-Rechnungspflicht steht in engem Zusammenhang mit der geplanten Implementierung eines einheitlichen digitalen Steuermeldesystems. Die Europäische Kommission hat die Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) ins Leben gerufen, die ab 2028, zusammen mit den Maßnahmen der einzelnen Länder, verbleibende Kontrolllücken bei der grenzüberschreitenden Rechnungslegung und im Kampf gegen Steuerhinterziehung schließen soll. So auch in Deutschland. In einigen EU-Ländern, wie Italien, Frankreich oder Polen, ist die Übermittlung steuerkonformer E-Rechnungen an die Behörden über spezielle CTC (Continuous Transaction Control)-Plattformen bereits jetzt verpflichtend.
Die VISICON-Lösung für E-Rechnungen
VISICON bietet mit dem VISICON E-Rechnungsservice eine umfassende Lösung für den elektronischen Rechnungseingang, wie auch für den elektronischen Rechnungsausgang. Die Lösung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und bietet darüber hinaus zahlreiche Vorteile.
Rechtskonform nach EN16931
Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entspricht und die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Mit dem VISICON E-Rechnungsservice können E-Rechnungen als X-Rechnung (maschinenlesbare XML) oder als ZUGFeRD (maschinenlesbare XML und menschlesbare PDF) versendet, empfangen, weiterverarbeitet und archiviert werden. Hierbei ist immer der strukturierte Datensatz maßgebend.
Globale Einhaltung internationaler und lokaler gesetzlicher Vorschriften
Dank einer möglichen Compliance-Prüfung (Konformitätsprüfung) in Echtzeit gewährleistet VISICON ebenso, dass E-Rechnungen global, internationalen und lokalen gesetzlichen Vorschriften entsprechend, ausgetauscht werden können.
PEPPOL-Anbindung
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein internationales Netzwerk und Standard für den elektronischen Datenaustausch, das Unternehmen und Behörden ermöglicht, Geschäftsdokumente sicher und interoperabel zu versenden und zu empfangen. Eine Anbindung an das PEPPOL-Netzwerk ist möglich.
SAF-T Erweiterbarkeit
SAF-T (Standard Audit File-Tax) ist ein weltweit anerkannter Standard für den elektronischen Austausch von Buchhaltungsdaten. Der VISICON E-Rechnungsservice ist um eine SAF-T Lösung erweiterbar.
Visualisierung im Rechnungsausgangs- oder Rechnungseingangsmonitor
Im Rechnungseingangsmonitor (VISIeBOX) haben Sie eine übersichtliche Darstellung über den aktuellen Status Ihrer Eingangsrechnungen in Echtzeit. Zudem ist es im Monitor möglich, den individuellen Rechnungsfreigabeworkflow weiter zu verfolgen.
Im Rechnungsausgangsmonitor (VISIPOST) können sie den aktuellen Status Ihrer Ausgangsrechnungen in Echtzeit einsehen und erhalten eine Fehlermeldung, wenn beispielsweise eine E-Rechnungen nicht zugestellt werden konnte.
Mit diesen Visualisierungstools behalten Unternehmen stets den Überblick über alle ausgehenden und eingehenden Rechnungen, was die Verwaltung der Rechnungen erheblich vereinfacht.
Einheitliches Handling für ausgehende und eingehende E-Rechnungen
Durch ein einheitliches Handling für alle E-Rechnungen, egal ob sie versendet oder empfangen werden, sparen Sie Zeit und reduzieren Fehlerquellen.
SAP-Integration
Der VISICON E-Rechnungsservice lässt sich nahtlos in Ihr SAP-System integrieren.
ERP-Systeme unabhängig
Der VISICON E-Rechnungsservice kann jedoch auch ERP-System unabhängig verwendet werden.
End-to-End Datensicherheit
Die Lösung stellt sicher, dass Ihre sensiblen Daten von der Erstellung bis zur Übertragung und Archivierung geschützt sind.
Umfassender Implementierungssupport
VISICON bietet einen umfassenden Support bei der Implementierung der Lösung. Unternehmen werden von der Planung bis zur Umsetzung unterstützt. Weiterhin beraten wir Sie auf Augenhöhe – fair, kompetent und transparent.
Fortlaufende Systemoptimierung
Die Lösung wird kontinuierlich optimiert, um den sich ändernden Anforderungen stets gerecht zu werden. Mit dem VISICON E-Rechnungsservice sind sie zukunftssicher.
Erweiterbarkeit durch weitere VISICON-Lösungen
VISICON bietet eine Reihe weiterer Lösungen, die nahtlos integriert werden können, um zusätzliche Funktionen und Vorteile zu bieten, wie VISIPOST für den Belegausgang und VISIeBOX für den Belegeingang weiterer Belegarten oder unser Outlook SAP-Plugin VISIMAIL.
Die E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Mit dem umfassenden und flexiblen VISICON E-Rechnungsservice sind Unternehmen bestens gerüstet, um diese Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig von zahlreichen Vorteilen zu profitieren. Vertrauen Sie auf die Lösung eines Experten in Sachen Digitalisierung. Wir wissen, was Unternehmen für den sicheren und effizienten Umgang mit E-Rechnungen benötigen und zukunftssicher macht.